关于中国专利实质审查程序中的会晤

中国专利的实质审查程序以书面审查方式为原则。然而，在某些情况下，也可以采用会晤或电话讨论的方式，以便于审查员了解所审查发明专利申请的有关情况，从而加快审查程序。对于会晤与电话讨论的相关事项，《审查指南》中有具体的规定。在实际操作中对会晤的要求较为规范，而电话讨论按照审查指南的规定“仅适用于解决次要的且不会引起误解的形式方面的缺陷所涉及的问题”（但根据我们的实务经验，目前审查员也不拒绝讨论“实质性问题”）。本文主要对会晤进行讨论。

除了中国以外，日本等国家也存在相应的会晤（面接）程序。然而，与日本相比，中国对于会晤的规定可能更为严格，而且在实践中，与审查员的会晤也颇多不顺，这些引起我们的关注。在本文中，我们将介绍《审查指南》中对于会晤的有关规定，并讨论在实践中可能碰到的一些情况，希望能在实务方面供大家参考。

以下，我们通过表格的形式简单介绍中国对会晤相关事项的规定，为了便于比较理解，以日本为参比对象。

相关事项	中国	日本
*1 会晤时机	审查员发出第一次审查意见通知书之后	提出实审请求后
*2 会晤要求或约请的提出	申请人在收到第一次审查意见通知书之后，答复审查意见通知书的同时或者之后，可以提出会晤要求，或者审查员根据案情的需要向申请人发出会晤约请	担当审查员（已确定担当审查员的案子）或审查室的室长（未确定担当审查员的案子），代理人、申请人、知识产权部职员等均可提出会晤要求
*3 会晤的预先约定	对于上述申请人要求或审查员约请的两种会晤，都应当预先约定，可采用会晤通知书或通过电话，确定会晤的内容、时间和地点	电话、传真或请求书
*4 会晤内容	无直接规定	与申请内容有关的事项
*5 会晤地点	应当在专利局指定的地点，不得在其他地点	在专利局内或专利局在申请人所在地附近安排的会场
*6 会晤参加人	审查方：担当审查员，必要时有经验的审查员，实习审查员主持的会晤，应有负责指导的审查员参加申请方：担当代理人，申请人，发明人，申请人委托的代表	审查方：担当审查员（已确定担当审查员的案子），审查室的室长（未确定担当审查员的案子），如果是涉及实习审查员的案子，审查员和实习审查员共同出席会晤。申请方：担当代理人，有代理权的非担当代理人，代理事务所的其他职员，申请人本人或可负责的知识产权部职员等
*7 会晤记录	审查员应当填写会晤记录，采用专利局制定的标准表格，一式两份，经参加会晤的审查员和申请人和/或代理人签字或盖章后，一份交申请人，一份留在申请案卷中会晤记录中应当写明讨论的问题、结论或同意修改的内容该会晤记录公众不得查阅	审查员制作面接记录，包括申请号、面接时间、审查员姓名、申请人方应对者姓名、面接目的和面接结果，该面接记录向公众公开
*8 会晤记录的效力	会晤记录不能代替申请人的正式书面答复或者修改，即使在会晤中，已经就该修改达成了一致的意见，申请人也必须重新提交正式的修改文件，审查员不能代为修改	在审查意见通知书答复期限内进行面接的情况下，申请人基于面接记录记载的结果答复审查意见通知书面接后，如果对面接记录记载的结果有变化，得及时与对方沟通
*9 关联申请的会晤	无	有

其中，关于一些事项，对于在实践中可能碰到的情况进行简单讨论。

*1会晤时机

根据审查指南的规定，会晤必须在审查员发出第一次审查意见通知书之后才能进行。对于已经应申请人的请求进入实质审查程序、但审查员尚未发出第一次审查意见通知书的发明专利申请，申请人不能要求进行会晤。然而，在日本，只要申请人提出实质审查请求之后就可以要求会晤，在这点上，中国与日本是不同的。

根据实践，申请人提出会晤要求的最佳时机是在收到审查意见通知书之后，答复审查意见通知书之前，或者也可以在答复审查意见通知书之后，以便向审查员说明相关情况。为了利于会晤要求被审查员接受，申请人可以事先通过电话同审查员进行沟通。

*2会晤要求的提出

根据审查指南的规定，在申请人提出会晤要求的情况下，审查员有权决定是否举行会晤。此时，如果审查员认为通过会晤能达到有益的目的，会同意申请人提出的会晤要求，反之，审查员可以拒绝会晤要求。

在实践中，对于外国申请人如日本的申请人，会晤要求是由申请人委托的代理人提出的。对于外国申请人通过代理人提出会晤要求，并要求参加会晤的情况，要由该审查处的处长或部长批准是否举行会晤，因此，如果外国申请人希望参加会晤，需要提前提出请求，以免延长期限。通常，如果审查部门的领导认为会晤确为必要，也会批准的。总之，中国对会晤的程序要求比较严格。

然而，在日本，知识产权部职员也有资格提出会晤要求，这与中国是不同的。

*4会晤内容

关于会晤内容，在审查指南中没有明确规定。然而根据实践，会晤时可讨论的内容包括关于新颖性、创造性、修改是否引入了新的内容等诸方面的问题，涉及技术层面和法律层面，内容是很丰富的。

另外，根据实践，审查员或申请人准备在会晤中提出新的文件，应当事先交给对方。如果会晤时，申请人提出了新的文件，而会晤前审查员没有收到这些文件，审查员可以决定中止会晤，这样对于申请人是极为不利的。因此，申请人最好把预计在会晤中涉及的文件都预先交给审查员，以免会晤因此而中止。

然而，与中国不同，日本对于会晤内容有明确规定。根据日本的相关规定，会晤内容必须为申请内容有关的事项。

*6会晤的参加人

根据审查指南的规定，担当代理人应当参加会晤，代理事务所的其他职员和非由申请人指定的知识产权部职员不得参加会晤。

在实践中，如果申请人委托了代理机构，被指定的担当代理人必须参加会晤。如果申请人更换担当代理人，要办理著录项目变更手续，并在著录项目变更手续合格后由变更后的代理人参加会晤。即，除被指定的担当代理人以外的代理人不能参加会晤。

而且，审查指南中对参加会晤的申请方的人数也有限制性规定，参加会晤的申请人或代理人的总数一般不得超过两名。鉴于此，为了保证会晤效果，最好预先计划好参加会晤的人员。

然而，在日本则不同，对于有资格参加会晤的人员以及参加人数并没有这么严格的限制。

*9关联申请的会晤

在中国，目前尚无多个关联申请的会晤的规定。由于中国的实质审查采用的是独任审查制，所以几乎不可能进行多个关联申请的会晤。因此，不建议申请人提出关联申请的会晤。

然而，关联申请的会晤在日本是允许的。在这一点上，中国与日本明显不同。

以上对中国专利实质审查程序中的会晤进行了简要讨论。会晤作为一种面对面的语言交流方式，的确非常有利于申请人清楚明白地向审查员解释说明发明的整体技术方案和技术细节以及技术效果，促使审查员更准确、全面、细致地了解发明内容，从而推动审查程序向申请人希望的方向发展，这也是会晤相对于书面审查方式的优势所在。然而，正如上文提及的，与日本等国家不同，在中国即使申请人在适当时机提出会晤要求，审查员也未必就会同意或接受，审查员很可能会拒绝会晤要求。因此，提请申请人尤其是外国申请人注意慎重选择利用会晤。另外，鉴于中国采用先申请原则，在和审查员会晤过程中，申请人只能基于原始申请文件的说明书和权利要求书记载的范围向审查员主张或陈述，超出该记载范围以外的内容将不被审查员接受。因此，保证原始申请文件的内容准确、全面和清楚，对于申请人希望获得的保护范围而言是最基础和重要的，因为在申请后的整个审查乃至复审阶段，甚至在无效或诉讼过程中，申请人也只能基于原始公开的内容在不超出原始公开范围的基础上进行主张或陈述。

（2009年）